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Direito Imobiliário, Condomínios, Empresarial, Civil, Trabalhista e Tributário.

Gestão condominial - obrigações do síndico e da administradora

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A gestão de um condomínio envolve vários aspectos, como os de natureza administrativa, jurídica, contábil, financeira, humana e de engenharia. O síndico é o representante legal do condomínio, realizando a sua gestão com o apoio do conselho fiscal e em alguns condomínios, do subsíndico e do conselho consultivo, dependendo da previsão desses cargos na convenção do condomínio – formando o corpo diretivo do condomínio.

O síndico pode contratar uma administradora para realizar as tarefas auxiliares de natureza administrativa, como emissão de boletos, cadastro de proprietários, elaboração de previsão orçamentária, controle de contas à pagar e gerenciamento da inadimplência.

A administradora também deve ter os serviços de um contabilista inscrito no Conselho Regional de Contabilidade, para preparar os balancetes mensais, enviar as declarações fiscais aos órgãos públicos, fazer as rotinas trabalhistas e verificar a retenção de impostos. Além disso, torna-se necessário a contratação de um escritório de advocacia para o tratamento da inadimplência, notificações por descumprimento de normas, consultoria em questões de natureza condominial e ações de execução de cotas condominiais, defesa do condomínio em juízo nas reclamações trabalhistas, elaboração de acordos, assessoria em contratos com prestadores de serviço e empresas, dentre outros.

De forma simplificada, elaboramos um resumo das atividades necessárias à uma boa gestão condominial, a seguir elencadas:

1.

Para a contratação de funcionários: além a documentação admissional necessária exigida por lei, para o encaminhamento a exame admissional, registro em livro de empregados e assinatura da carteira de trabalho, é recomendado solicitar atestado de antecedentes criminais, carta de referência de empregos anteriores, consultando os empregadores sobre o serviço prestado pelo futuro contratado.

2.

Para a contratação de serviços: realizar uma cotação de preços no mercado, com no mínimo três empresas idôneas, verificando sua relação com outros os clientes, pedindo as informações técnicas da empresa (cartão do CNPJ, contrato social, certidões obtidas na internet, certificações necessárias para a realização do serviço contratado, informações do responsável técnico pelo serviço), comparar nos orçamentos ou propostas quais serviços estão inclusos e materiais a serem utilizados.

3.

Documentação do condomínio: O condomínio deverá ter livro de atas, com registro de presenças em assembleias, livro de reclamações para uso dos moradores, contratos com os prestadores de serviços, acordos celebrados com condôminos para pagamentos de cotas em atraso, convenção do condomínio e regimento interno.

4.

Documentos trabalhistas e pastas de prestação de contas: separar em um local adequado, como um escritório, de acesso restrito ao síndico, que possui o dever legal de guarda dos documentos, como balancetes dos últimos cinco anos, documentação trabalhista e previdenciária pelo prazo legal. O condomínio deverá ter livro de registro de empregados, que geralmente fica na administradora para as devidas atualizações e o livro de inspeção do trabalho.

5. O condomínio é responsável pela retenção e recolhimento dos impostos retidos nas notas fiscais emitidas pelos prestadores de serviço de acordo com a Lei 10.833/03, sendo PIS - 0,65%, COFINS - 3% e CSLL- 1%.

6.

Reter e recolher o INSS referente aos serviços prestados por empresas, autônomos e remuneração do síndico, ainda que seja apenas a isenção da cota condominial

De acordo com o art. 12, V, “f” da lei 8.212/1991, o síndico que recebe remuneração é segurado obrigatório como contribuinte individual e, de acordo com a interpretação da Receita Federal (Instrução Normativa RFB 971, 13.11.2009), a isenção da cota representa remuneração indireta, configurando salário de contribuição. Há, portanto, incidência de contribuição previdenciária sobre a remuneração, direta (pro labore) ou indireta (isenção da cota). Para o serviço de terceirizados ou de autônomos, há retenção de 11% (onze por cento) do valor total da nota fiscal emitida e o condomínio deve repassar esse valor retido na guia GPS quando do pagamento mensal, acrescido ainda do valor da contribuição patronal de 20%.

7.

Verificar mensalmente o pagamento dos impostos incidente sobre a folha de pagamento, os chamados encargos trabalhistas: INSS, FGTS, Imposto de Renda (segundo a tabela progressiva), PIS (valor de 1% sobre a folha de salários).

8.

Declarações fiscais a serem enviadas por meio eletrônico:

a)

DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte), a ser enviada anualmente, para a Receita Federal do Brasil. Refere-se ao imposto de renda retido sobre as verbas recebidas pelos funcionários (salários, adiantamentos, férias, 13º salário e rescisões).

b)

RAIS (Relação Anual sobre Informações Sociais), a ser enviada anualmente, tratando das informações cadastrais do condomínio e dos seus funcionários.

c)

CAGED (Cadastro Geral de Admitidos e Demitidos) ao Ministério do Trabalho e Emprego, quando houver admissão ou demissão de empregados.

9.

Laudos: para atendimento às normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego – NR 5, NR 6, NR 7, NR 9, NR 23, PPRA, PPP, instalações elétricas, laudo de autovistoria predial.

10.

Serviços de manutenção, limpeza e higienização das caixas de água, dedetização, desratização, semestral ou anual.

11.

Análise semestral da agua do condomínio.

12.

Recarga dos extintores de incêndio, vistoria das mangueiras.

13.

Fazer vistorias das áreas comuns, com periodicidade a ser definida internamente.

14.

Contratação de seguro da edificação (arts. 1.346 e 1348, IX, do Código Civil e art. 13, parágrafo único da Lei 4591/64). Deve abranger toda a edificação, tanto as áreas comuns como as partes autônomas, visando garantir eventual sinistro que cause incêndio ou destruição do todo ou parte da edificação.

15.

Contratar seguro de vida dos empregados, se acaso a convenção coletiva de trabalho assim o exigir.

16.

Realização da assembleia geral ordinária, anualmente, em consonância com as datas previstas na convenção de condomínio. Realizar as assembleias gerais extraordinárias, conforme a necessidade, sempre buscando a comunicação dos atos de gestão aos condôminos, primando pela transparência, verificando os casos em que o quórum assemblear é necessário. Toda convocação deve ser feita por escrito, entregue com

protocolo e afixada nas áreas comuns. Após a realização da assembleia, enviar a ata protocolizada aos condôminos em até 8 (oito) dias.

17.

Manter na portaria um controle próprio para o recebimento de correspondências e entregas aos moradores, evitando problemas por extravio ou atrasos.

18.

Realizar um cadastro de moradores, criando rotinas para mudanças, exigindo a apresentação de títulos de propriedade ou contratos de locação aos proprietários.

19.

Elaborar previsões orçamentárias anuais, de acordo com a arrecadação do condomínio e suas despesas, sempre considerando a inflação anual, dissídio dos empregados previsto anualmente em convenção de condomínio, reajuste dos serviços contratados, despesas com 13º salário e encargos, férias, manutenção e conservação.

20.

Arrecadação mensal do fundo de reserva de 10%, ou segundo instituído na convenção do condomínio, observando eventuais limites de cobrança instituídos pela norma condominial.

21.

Alinhar com a administradora a cobrança dos inadimplentes: comunicado enviado pela administradora, encaminhamento ao departamento jurídico para cobrança extrajudicial, protesto ou ação judicial.

22.

Entrega da documentação mensal à administradora para a confecção do balancete com a prestação de contas da gestão.

Para uma gestão eficiente e eficaz, deverá o síndico reduzir custos desnecessários, administrar pessoas, minimizar conflitos, zelar pela cooperação entre os moradores, observar a legislação vigente, se comunicar adequadamente, buscar transparência em suas ações, objetivando o bem estar condominial.

Com adaptações do texto publicado no livro: “Administrando Condomínios”, de Evelyn Roberta Gasparetto e Cristina Muccio Guidon, Ed. Servanda.