A gestão de um condomínio envolve vários aspectos, como os
de natureza administrativa, jurídica, contábil, financeira, humana e de
engenharia. O síndico é o representante legal do condomínio, realizando a sua
gestão com o apoio do conselho fiscal e em alguns condomínios, do subsíndico e
do conselho consultivo, dependendo da previsão desses cargos na convenção do
condomínio – formando o corpo diretivo do condomínio.
O síndico pode contratar uma administradora para realizar as
tarefas auxiliares de natureza administrativa, como emissão de boletos,
cadastro de proprietários, elaboração de previsão orçamentária, controle de
contas à pagar e gerenciamento da inadimplência.
A administradora também deve ter os serviços de um
contabilista inscrito no Conselho Regional de Contabilidade, para preparar os
balancetes mensais, enviar as declarações fiscais aos órgãos públicos, fazer as
rotinas trabalhistas e verificar a retenção de impostos. Além disso, torna-se necessário
a contratação de um escritório de advocacia para o tratamento da inadimplência,
notificações por descumprimento de normas, consultoria em questões de natureza condominial
e ações de execução de cotas condominiais, defesa do condomínio em juízo nas reclamações
trabalhistas, elaboração de acordos, assessoria em contratos com prestadores de
serviço e empresas, dentre outros.
De forma simplificada, elaboramos um resumo das atividades
necessárias à uma boa gestão condominial, a seguir elencadas:
1.
Para a contratação de funcionários: além a documentação
admissional necessária exigida por lei, para o encaminhamento a exame admissional,
registro em livro de empregados e assinatura da carteira de trabalho, é recomendado
solicitar atestado de antecedentes criminais, carta de referência de empregos
anteriores, consultando os empregadores sobre o serviço prestado pelo futuro
contratado.
2.
Para a contratação de serviços: realizar uma cotação de
preços no mercado, com no mínimo três empresas idôneas, verificando sua relação com
outros os clientes, pedindo as informações técnicas da empresa (cartão do CNPJ,
contrato social, certidões obtidas na internet, certificações necessárias para
a realização do serviço contratado, informações do responsável técnico pelo
serviço), comparar nos orçamentos ou propostas quais serviços estão inclusos e
materiais a serem utilizados.
3.
Documentação do condomínio: O condomínio deverá ter livro
de atas, com registro de presenças em assembleias, livro de reclamações para
uso dos moradores, contratos com os prestadores de serviços, acordos celebrados com
condôminos para pagamentos de cotas em atraso, convenção do condomínio e
regimento interno.
4.
Documentos trabalhistas e pastas de prestação de contas:
separar em um local adequado, como um escritório, de acesso restrito ao síndico,
que possui o dever legal de guarda dos documentos, como balancetes dos últimos cinco
anos, documentação trabalhista e previdenciária pelo prazo legal. O condomínio
deverá ter livro de registro de empregados, que geralmente fica na administradora para as
devidas atualizações e o livro de inspeção do trabalho.
5. O condomínio é responsável pela retenção e recolhimento
dos impostos retidos nas notas fiscais emitidas pelos prestadores de serviço de
acordo com a Lei 10.833/03, sendo PIS – 0,65%, COFINS – 3% e CSLL- 1%.
6.
Reter e recolher o INSS referente aos serviços prestados
por empresas, autônomos e remuneração do síndico, ainda que seja apenas a isenção da
cota condominial
De acordo com o art. 12, V, “f” da lei 8.212/1991, o síndico
que recebe remuneração é segurado obrigatório como contribuinte individual e, de
acordo com a interpretação da Receita Federal (Instrução Normativa RFB 971,
13.11.2009), a isenção da cota representa remuneração indireta, configurando salário de
contribuição. Há, portanto, incidência de contribuição previdenciária sobre a
remuneração, direta (pro labore) ou indireta (isenção da cota). Para o serviço de terceirizados
ou de autônomos, há retenção de 11% (onze por cento) do valor total da nota
fiscal emitida e o condomínio deve repassar esse valor retido na guia GPS quando do
pagamento mensal, acrescido ainda do valor da contribuição patronal de 20%.
7.
Verificar mensalmente o pagamento dos impostos incidente
sobre a folha de pagamento, os chamados encargos trabalhistas: INSS, FGTS,
Imposto de Renda (segundo a tabela progressiva), PIS (valor de 1% sobre a
folha de salários).
8.
Declarações fiscais a serem enviadas por meio eletrônico:
a)
DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte), a
ser enviada anualmente, para a Receita Federal do Brasil. Refere-se ao imposto
de renda retido sobre as verbas recebidas pelos funcionários (salários,
adiantamentos, férias, 13º salário e rescisões).
b)
RAIS (Relação Anual sobre Informações Sociais), a ser
enviada anualmente, tratando das informações cadastrais do condomínio e dos
seus funcionários.
c)
CAGED (Cadastro Geral de Admitidos e Demitidos) ao
Ministério do Trabalho e Emprego, quando houver admissão ou demissão de empregados.
9.
Laudos: para atendimento às normas regulamentadoras do
Ministério do Trabalho e Emprego – NR 5, NR 6, NR 7, NR 9, NR 23, PPRA, PPP,
instalações elétricas, laudo de autovistoria predial.
10.
Serviços de manutenção, limpeza e higienização das
caixas de água, dedetização, desratização, semestral ou anual.
11.
Análise semestral da agua do condomínio.
12.
Recarga dos extintores de incêndio, vistoria das
mangueiras.
13.
Fazer vistorias das áreas comuns, com periodicidade a
ser definida internamente.
14.
Contratação de seguro da edificação (arts. 1.346 e 1348,
IX, do Código Civil e art. 13, parágrafo único da Lei 4591/64). Deve abranger
toda a edificação, tanto as áreas comuns como as partes autônomas, visando garantir eventual
sinistro que cause incêndio ou destruição do todo ou parte da edificação.
15.
Contratar seguro de vida dos empregados, se acaso a
convenção coletiva de trabalho assim o exigir.
16.
Realização da assembleia geral ordinária, anualmente, em
consonância com as datas previstas na convenção de condomínio. Realizar as
assembleias gerais extraordinárias, conforme a necessidade, sempre buscando a comunicação dos
atos de gestão aos condôminos, primando pela transparência, verificando os
casos em que o quórum assemblear é necessário. Toda convocação deve ser feita
por escrito, entregue com
protocolo e afixada nas áreas comuns. Após a realização da
assembleia, enviar a ata protocolizada aos condôminos em até 8 (oito) dias.
17.
Manter na portaria um controle próprio para o
recebimento de correspondências e entregas aos moradores, evitando problemas por extravio ou
atrasos.
18.
Realizar um cadastro de moradores, criando rotinas para
mudanças, exigindo a apresentação de títulos de propriedade ou contratos de
locação aos proprietários.
19.
Elaborar previsões orçamentárias anuais, de acordo com a
arrecadação do condomínio e suas despesas, sempre considerando a inflação
anual, dissídio dos empregados previsto anualmente em convenção de condomínio,
reajuste dos serviços contratados, despesas com 13º salário e encargos, férias,
manutenção e conservação.
20.
Arrecadação mensal do fundo de reserva de 10%, ou
segundo instituído na convenção do condomínio, observando eventuais limites de
cobrança instituídos pela norma condominial.
21.
Alinhar com a administradora a cobrança dos
inadimplentes: comunicado enviado pela administradora, encaminhamento ao
departamento jurídico para cobrança extrajudicial, protesto ou ação judicial.
22.
Entrega da documentação mensal à administradora para a
confecção do balancete com a prestação de contas da gestão.
Para uma gestão eficiente e eficaz, deverá o síndico reduzir
custos desnecessários, administrar pessoas, minimizar conflitos, zelar pela
cooperação entre os moradores, observar a legislação vigente, se comunicar adequadamente,
buscar transparência em suas ações, objetivando o bem estar condominial.
Com adaptações do texto publicado no livro: “Administrando
Condomínios”, de Evelyn Roberta Gasparetto e Cristina Muccio Guidon, Ed. Servanda.